Swarco


SALG OG LEVERING AF INTELLIGENTE TRAFIKLØSNINGER MED MPI

Som succesfuld spiller i markedet for intelligente trafikløsninger med mange hundrede ordrer hver år, var der en række udfordringer, som SWARCO Danmark skulle finde en effektiv og robuste løsning til. Enhver kundeordre er at regne som et projekt. Og med rigtig mange af disse, stod man med de klassiske projektproblemstillinger: Hvordan får jeg udnyttet mine ressourcer bedst muligt? Hvordan undgår jeg flaskehalse i organisationen? Hvordan sikrer jeg overholdelse af leveringstider? Hvordan får jeg pålidelige forecast frem både til ledelsens økonomistyring og til projektafdelingens planlægning? Og ikke mindst hvordan sikrer jeg, at alt bliver faktureret og til rette tid?

Svaret for SWARCO Danmark er en sammenhængende løsning baseret på Marstrand Planning Intelligence (MPI), en løsning der dækker fra at salgsafdelingen opsnuser et potentielt projekt, over tilbud til ordre og leverance, slutfakturering og efterkalkulation. Endelig har den østrigske koncernledelse ganske specifikke krav til rapportering af virkelighed i forhold budget. Altså en fuldt integreret kombination af Customer Relationship Management (CRM), Project Portfolio Management (PPM) og budgetstyring.

 ”Fordelene er åbenlyse” udtaler Peter Westphall, Operation Manager Projects ”i dag kan vi på et meget tidligere tidspunkt se den forventede belastning i projektafdelingen, og på den måde imødegå, at der opstår flaskehalse”.

sl_1b483bfc4cd03e9f952bdfeba310d712

Samarbejdet mellem salg og projektafdelingen er ligeledes blevet mere effektivt idet al information nu følger projektet i hele dets levetid. Det betyder, at når projektet er blevet til en ordre, og overdrages til projektafdelingen, er al relevant information tilgængelig på en smidig, enkel og sikker måde.

Der oprettes fakturaplan, der følger projektet, således at projektlederen hele tiden har overblik over hvad der skal faktureres, og med faktura data overført fra SAP til MPI, kan der også følges op på om betalinger falder som de skal.

Den økonomiske rapportering både til den danske ledelse og videre op i koncernen er blevet meget enklere, de tidligere mange indtastninger i regneark undgås. SWARCO Danmark har hele tiden et overblik over, hvad er der i pipeline, hvad der er blevet til ordre og hvad der er under levering fordelt på måneder, med en række vigtige nøgletal.

Med data om faktisk realiserede omkostninger der udtrækkes fra SAP til MPI, har man et opdateret billede af økonomien i det enkelte projekt og for alle igangværende projekter.

Med de muligheder der er i MPI for efterkalkulation og opfølgning på, hvordan tidsplanerne blev overholdt, får SWARCO Danmark unikke muligheder for at optimere fremtidig planlægning og tilbud baseret på indhøstede erfaringer fra de gennemførte projekter og dermed systematisk forbedre performance.

”Processen frem til den komplette MPI løsning, vi er endt op med, har været udbytterig og konstruktiv. For ét er at få et nyt IT system, noget andet er at udnytte fordelene med det nye system. Her har de workshops, vi har gennemført sammen med Marstrand Innovation, været positivt medvirkende til et overbevisende resultat” udtaler Peter Westphall.

IMPLEMENTERING PÅ KORT TID. NEMT AT FORSTÅ, NEMT AT BRUGE.

Store dele af systemet var allerede klar efter 2 måneder, konfigureret med input fra et par enkelte workshops. Peter Westphal havde tidligere arbejdet med MPI, og var så begejstret for systemet at han også ønskede det introduceret hos SWARCO. Efter at størstedelen af systemet var klar, blev der afholdt et internt opstartsmøde og SWARCO var inden for et halvt år i allerede i gang med at bruge systemet, uden behov for undervisning eller workshops.

Swarco har fået konfigureret perspektiver (skærmopsætninger), hvor brugerne alt efter rolle og ansvar har overblik over alle salgs- og projektaktiviteter, med mulighed for at gruppere og filtrere efter ønskede kriterier.

Brugerne er defineret via roller i MPI, og har kun adgang til de perspektiver som er relevante for deres processer, hvilket har givet en helt forenklet tilgang tilpasset den enkelte bruger og undgå overflødig information.

Tidligere skete al planlægning og styring via regneark, hvilket gav et omfattende arbejde med at indsamle rapportere, planlægge, konsolidere og kommunikere informationer på tværs af afdelinger og projekter.

Planlægningen er i dag realistisk allerede i tilbudsfasen fordi der tages højde for den reelle kapacitet incl.  viden om hvad der allerede er booket og tilhørende materialeforsyning. Uforudsete ekstra omkostninger pga. forsinkelser og derved dagbøder, er nu fortid. Behovet for et få komplet overblik er opfyldt, og planlægningen og gennemførelse af projekter er blevet langt mere effektiv.

Projekt Gantt kort

  • Projekt WBS
  • Projectskabeloner
  • kapacitetsstyring
  • Kompetencer
  • Fleksibel tidslinje
  • Deliverables og time dependencies (PRINCE2)
  • Statuskoder: Risk, Prioritet, Issues, RAG signals osv.
  • Advanceret planlægningsfunktioner
  • Noter, to-do’s og projektdokumenter

Eksempel på dobbelt Gantt Kort: Synkroniseret Projekt og Ressource Gantt.

Ressource Gantt kort

  • Unikt rød-grøn diagram med visning af flaskehalse, ledig kapacitet, budgetoverskridelser
  • Ledig kapacitet for personer, teams og roller via kalender
  • Kompetencer og certifikater
  • Estimates to Complete for projekter
  • Pipeline estimater
  • Feedback på fremskridt, forbrugt tid, issues og risk

OM SWARCO DANMARK

SWARCO DANMARK AS er datterselskab af den østrigske SWARCO koncern. SWARCO koncernen er markedsledende indenfor intelligente trafikløsninger og er en af de førende aktører i markedet. SWARCOs løsninger anvendes i dag inden for vejtrafik, jernbanetrafik og parkering i hele Skandinavien, baseret på en lang række produkter, systemer og serviceydelser.

  • Urban trafikstyring
  • Interurban trafikstyring
  • Offentlig transport
  • Parkering
  • LED-gadebelysning
  • Service og vedligeholdelse

SWARCOs effektive trafikløsninger forbedrer mobiliteten og vejsikkerheden med en positiv indflydelse på miljøet!SWARCO Danmark har 65 højt kvalificerede og motiverede medarbejdere, der sammen med deres nordiske kolleger repræsenterer en meget kompetent og stærk organisation. Organisationens primære fokus er på salg, projekter og serviceydelser – med fokus på nærhed til markedet og kundernes behov.

SWARCO Danmark har hovedkontor i Skovlunde. Desuden har SWARCO kontor, produktion og lager i Odense.