Lean Administration


Overraskende meget værdi med MPI

Mange virksomheder bruger rigtig meget tid på projekter i forskellige former. For nogle virksomheder er projektafvikling selve fundamentet for forretningen, for andre handler projekterne om at drive virksomhedens produktudvikling, og andre igen har fokus på forbedrings-projekter, som skaber bedre kvalitet, effektivitet og arbejdsmiljø. Fælles for dem alle er, at de ønsker overblik over et kompleks område, hvor ressourcer, aktiviteter, tider og økonomi ofte afvikles under mere eller mindre ukontrollerbare tilstande, og hvor konstante ændringer kræver meget brandslukning, nye prioriteter og hurtige beslutninger fra hoften for at sikre fremdrift.

Virksomhederne oplever ofte problemer med kapacitets- og kapabilitetsmangler, spildtid og flaskehalse samt manglende materialer og informationer, hvilke igen resulterer i tids- og budgetoverskridelser, overarbejde, hastesager og ekstra tillæg, som fordyrer og forsinker tingene. Så de gode spørgsmål er; hvordan kommer vi på forkant med denne udvikling? Hvordan får vi det nødvendige overblik, så vi kan træffe de rigtige beslutninger i tide, og hvilken effekt har det efterfølgende på virksomhedens bundlinje? Og det er her Marstrand Innovation og IT platformen Marstrand Planning Intelligens (MPI) kommer ind i billedet.

MPI platformen er netop værktøjet, som kan rydde op i hele dette område og skabe det nødvendige overblik samt den rette sammenhæng mellem aktiviteter, tider, ressourcer og økonomi. Virksomheden kan komme på forkant, træffe de rigtige beslutninger i tide og lave fantastiske resultater på projektområdet. Så dukker det næste spørgsmål op;

Hvor stor vil den totale økonomiske effekt være på virksomheden?

Hos Marstrand Innovation har vi udarbejdet en resultatmodel, som netop beskriver den totale økonomiske effekt af MPI. I modellen har vi valgt at fokusere på de vigtigste konkrete, økonomiske gevinster, som virksomheden kan opnå, når MPI implementeringen er slået fuld igennem.

1. Hurtigere projektgevinst

Projekter og initiativer handler om at skabe værdi gennem forandring. Det kan være en engangseffekt, men vil normalt være løbende i en kalkuleret løbetid. Ofte vil det være gradvist stigende i indføringsperioden op til et aktuelt niveau. Projektværdien er forskellig afhængig af projektets karakter, og kan udtrykkes som f.eks. større dækningsgrad pr. solgt enhed, større salg, mindre administration, mindre personale, færre fejl etc. Når man opnår projektværdien hurtigere, har man relativt set længere tid at tjene penge i, hvilket kan beskrives økonomisk.

Men hvordan opnår man denne gevinst? Når man via MPI kan opnå det fulde overblik over aktiviteter, tid, ressourcer og økonomi, er det muligt at planlægge projektportfolioen på en professionel måde. Man kan lave fremadrettede scenarier, se konsekvenser og planlægge med overlap og kortlægge kritiske veje. Alt sammen aktiviteter som forkorter projektgennemløbstiden og derved skaber værdi hurtigere.

2. Bedre ressourceudnyttelse

Når man udnytter alle ressourcerne (personale, maskiner og andet udstyr) bedre, opnår man en produktivitetsgevinst. Dette giver sig typisk udslag i mere igennem med de samme ressourcer eller det samme igennem med færre ressourcer; projektmotoren drives altså for færre kroner.

Gevinsten kommer, når man kan identificere og udjævne flaskehalse, udfylde ledig tid, få bedre arbejdsudjævning, udnytte kvalifikationer og afsikre at den planlagte kapacitet er til stede i virkeligheden.  At planlægge realistisk medfører desuden større motivation, kvalitet og mindre stress hos den enkelte. Alt sammen produktivitetsgevinster som er yderst interessante.

God ressourceanvendelse er også forudsætningen for hurtigere og rettidig levering.

conveyors

3. Lean Projektadministration

Omkostninger til ledelse og styring af projektporteføljen kan også reduceres markant. Dette frigiver ledelseskapacitet og giver mulighed på at fokusere på endnu vigtigere ting. Mindre ledelsestid kommer ved:

  • Strømlining af informationsflow med transparens samt direkte overblik og konsolidering.
  • Fælles database og reduceret anvendelse af Excel (regneark) samt bedre kvalitet i datagrundlaget.
  • Bedre og hurtigere ledelsesinformation der igen giver bedre beslutninger.
  • Ledelsesressourcerne, både strategiske, taktiske og operationelle, bliver mindre belastet, når der er klarhed over status og konsekvenser.
  • Adgangen til historiske data kombineret med planer giver input til systematisk opfølgning på performance og tiltag til forbedringer.

Ledelsesressourcerne er ofte knappe, men er omvendt helt afgørende for virksomhedens økonomiske bundlinje.#forudsigeligprojektafvikling

4. Forudsigelig projektafvikling

Projekter bliver hele tiden ramt af behov for ændringer grundet uforudsete hændelser f.eks. leverance-forsinkelser udefra, kvalitetsproblemer, sygdom eller manglende kapacitet og/eller viden. Effekten kan være leveringsforsinkelser med dagbøder og tab af kunde goodwill. Det kan også være hastetillæg, overarbejde på opgaver og hastetransport. Alt sammen budgetoverskridelser som kan kortlægges

For at minimere dette er det afgørende at være på forkant, styre og gribe hurtigt ind med kompetente beslutninger. Budgetoverskridelser kan udtrykkes økonomisk.

 

Men hvor mange penge taler vi så om? Alle faktorer skal jo udregnes aktuelt hos den enkelte virksomhed. Marstrand har efterhånden opbygget en hel del erfaringer på området, og vi har derfor et godt grundlag for vores værdiestimater. Nedenstående tabel viser det besparelsesniveau, som det er realistisk at opnå, når man implementerer MPI, og systemet er slået fuldt igennem.

Resultatfaktor

Værdiskabelses Interval

Beregningselementer
Hurtigere Projektgevinst 5 – 15% Kortere gennemløbstid Beregnet projektværdi fra Business Casen udtrykt pr. dag gange med antal dage projektgennemløbstiden forkortes.
Bedre Ressourceudnyttelse

10% – 25% Lavere omkostninger

Antal personer i projektet gange den gennemsnitlige timeløn gange projektlevetiden.
 Lean Projektadministration

5 – 25% Lavere ledelsesomkostninger

Antal ledelsespersoner i projektet gange den gennemsnitlige timeløn gange projektinvolveringstiden.
Forudsigelig Projektafvikling

40-50 % Lavere omkostninger projektoverskridelse

Den gennemsnitlige budget-overskridelse.

Vi skal understrege, at værdiskabelsesintervaller er erfaringsværdier, og at der skal laves et specifikt estimat for den aktuelle virksomhed.

Eksempel på værdiskabelse

Vores case-virksomhed har en projektafdeling bestående af 30 teknikere og ingeniører med 3 afdelingsledere og en funktionschef. De afvikler 10 store projekter hen over året med et budget på 30 millioner kroner og en gennemsnitlig projektværdi pr. projekt på 250.000,- kroner/år. Deres ledergruppe består af 5 personer, og de holder projektstatus hver 14. dag i 2 timer. Deres projekter bliver typisk forsinkede, og de planlægger med en budgetoverskridelse på 5 %.

 

Samlet værdiskabelse

 

2.800.000,- kroner/år

Resultatfaktor

Værdiskabelses Interval

Beregninger

Resultat Kroner

Hurtigere Projektgevinst

10%

Kortere gennemløbstid

Total projektværdi pr dag: 10*250.000/360=6.944,- kr.

Dage med merindtjening 360*10% = 36 dage

Samlet værdiskabelse med MPI6.944*36=249.984,- kr.

250.000,-
Bedre Ressourceudnyttelse

10%

Lavere omkostninger

30 personer * 500.000,- kroner/år = 15.000.000,- kroner Lønbudget

Samlet værdiskabelse med MPI: 15.000.000 *10% = 1.500.000,- kr.

1.500.000,-
 Lean Projektadministration

25%

Lavere ledelses- omkostninger

Ledergruppens omkostninger pr. dag = 5*850.000,- /360=11.850,-

LG Tidsanvendelse med projekter 360/14*2/7,5= 6.8 dage

LG Besparelse: 11.850 * 6.8 *25% = 20.145,- kr.

Projektledelsens omkostninger: 3 * 600.000=1.800.000,-

Projektledelsens besparelse: 1.800.00,- *25% = 450.000,- kr.

Samlet værdi med MPI: LG + PL = 470.000,- kr

 450.000,-
Forudsigelig Projektafvikling

25%

Lavere ledelses- omkostninger

Budgetoverskridelse: 30.000.000,- * 5% = 1.500.000,-

Værdiskabelse med MPI: 1.500.000,- *40%= 600.000,- kr.

600.000,-

Når man redegør for den samlede værdi af en MPI implementering, er den ikke bare høj, den er overraskende høj.

Kontakt os for at høre mere.